NEWS / PDF unterschreiben: Was passiert, wenn das Dokument danach verändert wird?

Ein Unternehmen verschickt ein unterschriebenes PDF-Angebot für neue PC-Hardware. Der Empfänger sieht die Unterschrift, den Gesamtpreis und alle vereinbarten Komponenten. Doch was passiert, wenn jemand anschließend den Preis oder die Ausstattung verändert? Bleibt die Unterschrift sichtbar, obwohl der Inhalt nicht mehr dem ursprünglichen Angebot entspricht?

Entscheidend ist nicht, ob ein PDF unterschrieben aussieht, sondern wie die Unterschrift technisch mit dem Dokument verbunden ist. Ein konkretes Beispiel zeigt, worauf es ankommt.
Unterschrift im PDF: Sichtbar ist nicht gleich überprüfbar

Viele PDF-Programme erlauben es, eine handschriftliche Unterschrift als Bild einzufügen. Das Ergebnis sieht aus wie ein unterschriebenes Papierdokument. Technisch handelt es sich jedoch zunächst nur um ein grafisches Element. Die Bilddatei allein enthält keinen kryptografischen Nachweis darüber, ob der übrige Dokumentinhalt unverändert geblieben ist.

Bei geschäftlichen Unterlagen können deshalb zusätzliche Anforderungen entstehen: Wer hat unterschrieben? Wurde die Zustimmung dokumentiert? Lassen sich nachträgliche Änderungen feststellen? Spezialisierte Lösungen für die elektronische Unterschrift können hierfür Funktionen zur Authentifizierung, Dokumentation und Absicherung des Signaturprozesses bereitstellen. Welche Garantien tatsächlich bestehen, hängt vom eingesetzten Verfahren ab.

PDF unterschreiben: Was passiert, wenn das Dokument danach verändert wird? (Bildquelle: pexels.com)

Wie unterschiedlich sich eine eingefügte Unterschrift und eine kryptografische Signatur verhalten können, lässt sich anhand eines einfachen Szenarios nachvollziehen. Im Mittelpunkt steht ein PDF-Angebot, dessen Inhalt nach der Unterzeichnung verändert wird.

Ein Angebot mit eingefügter Unterschrift

Als Beispiel dient ein fiktives Angebot für einen Büro-PC mit einem Gesamtpreis von 1.250 Euro. Der Anbieter erstellt das Dokument als PDF und fügt am Ende eine eingescannte Unterschrift ein.

Nun wird eine Kopie des Dokuments in einem PDF-Editor geöffnet. Der Gesamtpreis wird auf 1.450 Euro geändert. Wenn keine zusätzlichen Schutzmechanismen vorhanden sind und der Editor die Bearbeitung erlaubt, kann die eingefügte Unterschrift weiterhin sichtbar bleiben. Aus ihrem Erscheinungsbild lässt sich nicht erkennen, ob der Betrag ursprünglich anders lautete.

Was ändert sich bei einer digitalen Signatur?

Eine kryptografische digitale Signatur funktioniert anders. Sie verwendet unter anderem einen Hashwert, also eine rechnerisch erzeugte Art Fingerabdruck der signierten Daten. Die Signatur ermöglicht es, deren Integrität mithilfe kryptografischer Verfahren zu überprüfen.

Werden relevante Daten nach der Signatur verändert, kann eine geeignete Prüfsoftware dies erkennen. Allerdings sind bestimmte nachträgliche Ergänzungen bei PDF-Signaturen unter definierten Bedingungen zulässig. Eine digitale Signatur verhindert also nicht grundsätzlich jede Bearbeitung.

Die Verfahren schließen sich nicht gegenseitig aus: Ein Signaturdienst kann ebenfalls kryptografische Signaturen einsetzen. Eine sichtbare Unterschrift kann außerdem eine elektronische Signatur darstellen, ohne automatisch deren technische Integritätsgarantien zu besitzen.

Wer ein signiertes PDF erhält, sollte es in einem PDF-Reader mit Signaturprüfung öffnen. Entscheidend ist nicht das sichtbare Unterschriftsfeld, sondern der angezeigte Signaturstatus.

Die bereits veröffentlichte Vorstellung des PDF-Editors UPDF Pro zeigt, welche Bearbeitungs- und Signaturfunktionen moderne PDF-Werkzeuge grundsätzlich bieten. Ob eine konkrete Signatur zuverlässig geprüft werden kann, muss jedoch anhand der jeweiligen Prüf- und Zertifikatsfunktionen beurteilt werden.

Die Erläuterungen der Europäischen Kommission zur elektronischen Signatur unterscheiden zwischen einfachen, fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen Signaturen. Insbesondere fortgeschrittene Signaturen müssen so mit den signierten Daten verbunden sein, dass spätere Änderungen erkennbar sind.

Wichtig: Eine Warnung bedeutet nicht zwangsläufig, dass jemand das Dokument manipuliert hat. Auch ein unbekanntes Zertifikat, fehlende Vertrauensinformationen oder technische Validierungsprobleme können entsprechende Meldungen auslösen.

• Dokument kontrollieren: Stimmen Preise, Vertragsdaten und Anlagen?
• Signaturverfahren prüfen: Handelt es sich nur um ein Bild oder um eine überprüfbare Signatur?
• Signaturstatus ansehen: Meldet die Prüfsoftware Änderungen oder Zertifikatsprobleme?
• Nachweise sichern: Signierte Originaldatei und gegebenenfalls vorhandene Prozessnachweise aufbewahren.
• Verfahren passend wählen: Bei wichtigen Verträgen die erforderlichen technischen und rechtlichen Anforderungen vorab klären.

Eine eingefügte Unterschrift kann für einfache Dokumentenabläufe praktisch sein. Sie beweist jedoch nicht allein, dass der Inhalt seit der Unterzeichnung unverändert geblieben ist. Bei wichtigen Angeboten und Verträgen lohnt sich deshalb ein genauer Blick auf das verwendete Signaturverfahren.

Die wichtigste Kontrollfrage lautet nicht: „Ist eine Unterschrift zu sehen?“, sondern: „Lässt sich überprüfen, welche Daten tatsächlich unterschrieben wurden?“